Запросы и требования ФНС России в налоговом мониторинге: как организовать процесс ответов

Инспектор прислал требование на полтора десятка пунктов: договоры, первичные документы, расчеты и пояснения по двум сделкам. Документы лежат в трех подразделениях и в архиве дочерней компании, на ответ дается 10 рабочих дней, а решить, просить ли продление, нужно уже завтра. В статье — виды требований ФНС России и пошаговый план работы с запросами ФНС России.

Какие запросы присылает ФНС России в рамках налогового мониторинга

Порядок истребования документов при налоговом мониторинге задает статья 105.29 НК РФ. Сроки считаются в рабочих днях (п. 6 ст. 6.1 НК РФ), отсчет начинается на следующий день после получения требования. Если последний день срока выпадает на выходной, он переносится на ближайший рабочий день. Так что 10 дней на практике обычно означают две календарные недели, а 5 дней — одну, но праздники растягивают этот срок.

На практике компания получает требования двух видов.

Требование о пояснениях связано с конкретным расхождением в данных, которые компания уже передала: цифры в декларации не сходятся с регистрами или с данными контрагента. В ответ обычно направляют пояснение или исправление. Требование о представлении документов шире: инспектор просит первичку, договоры, расчеты или пояснения по операции, которую хочет проверить. Такой ответ собирается из нескольких подразделений, поэтому и срок у него больше. Документы, которые компания уже представила в налоговый орган, повторно истребовать нельзя (п. 6 ст. 105.29 НК РФ).

Пошаговый процесс ответа на запрос

Процесс ответа удобно разбить на четыре шага. Для каждого нужен свой ответственный и свой внутренний срок.

Пример раскладки по дням

Так выглядит ориентировочный тайминг ответа на требование о представлении документов со сроком 10 рабочих дней.

Если не успеваете ответить в срок

Иногда за 10 дней ответ не собрать: документов много, они в архиве или у дочерней компании. Тогда действовать нужно в соответствии с п. 5 ст. 105.29 НК РФ.

1. Уведомите налоговый орган. Сделать это нужно в электронной форме не позднее дня, следующего за днем получения требования. В уведомлении укажите причины, по которым документы нельзя представить вовремя, и срок, к которому компания их подготовит.
2. Дождитесь решения. Руководитель налогового органа или его заместитель в течение двух дней со дня получения уведомления продлевает срок или отказывает в продлении. Решение оформляется отдельным документом.
3. Продолжайте готовить ответ. Пока решения нет, исходный срок продолжает идти. Если в продлении откажут, ответ всё равно нужно направить в течение 10 дней.

Окно для уведомления очень короткое, поэтому шаблон уведомления лучше держать готовым заранее. Также важно учитывать, что запросить перенос срока можно только при требовании предоставить документы. При выявлении несоответствия пояснения нужно дать в течение пяти рабочих дней.

Типичные ошибки при организации процесса

Нет единого реестра требований. Требования приходят разным людям и живут в почте. Никто не видит, сколько их открыто и у какого запроса срок заканчивается завтра.

Не назначены ответственные по видам запросов. Если заранее не решено, кто отвечает за пояснения по НДС и кто за документы по сделкам с ценными бумагами, первые дни уходят на поиск исполнителя. А именно в эти дни нужно решить, подавать ли уведомление о продлении.

Документы не кодифицированы по СПВДОК. СПВДОК — справочник видов документов, утвержденный приказом ФНС России от 24.03.2023 № ЕД-7-23/182@. По его кодам налоговый орган истребует документы у участников налогового мониторинга через АИС «Налог-3». Если документы в учетной системе не размечены кодами справочника, их приходится искать вручную.

Регламент информационного взаимодействия не актуализирован. Форма и требования к РИВ утверждены приказом ФНС России от 11.05.2021 № ЕД-7-23/476@. Если РИВ не отражает, какие документы и в каком виде компания раскрывает, инспектор чаще запрашивает их отдельно.

Последствия непредставленного или неполного ответа

Если противоречия в данных остались без пояснений или исправлений, налоговый орган может составить мотивированное мнение о правильности исчисления налога. Перед этим он уведомляет компанию о наличии оснований для мнения, и у нее есть 15 дней, чтобы представить пояснения или внести исправления (п. 2.1 ст. 105.29 НК РФ). Разногласия по мотивированному мнению разбираются по отдельной процедуре.

Если компания два раза или более не предоставила или предоставила их с опозданием, ФНС России может прекратить налоговый мониторинг в отношении компании по ст. 105.28 НК РФ. Разовая просрочка к этому не приводит, но повторяющиеся задержки становятся проблемой для всего режима. С 1 сентября 2026 года к основаниям добавилось и систематическое нарушение порядка или сроков доступа налогового органа к информационным системам компании.

Что помогает не срывать сроки

Когда требований несколько десятков за квартал, таблица перестает быть надежным инструментом контроля. Дату получения приходится вносить вручную, напоминания зависят от внимательности ответственного, а новое требование, поступившее в конце рабочего дня или перед выходными, можно заметить с опозданием. Важно сразу регистрировать документ, фиксировать дату его получения и назначать исполнителя.

Эту задачу помогает решить автоматизированный учет требований в витрине для налогового мониторинга. Система регистрирует входящий запрос, рассчитывает контрольные даты с учетом производственного календаря, показывает этап работы по каждому требованию и направляет уведомления ответственным. Напоминания могут приходить как при поступлении нового документа, так и если ожидаемое действие — например, подготовка ответа или согласование материалов — не было выполнено вовремя.

В VK Tax Compliance для этого предусмотрен модуль информационного взаимодействия с ФНС России. Через него налоговый орган может подать запрос на представление документов или пояснений, а компания — отправить уведомление и запрос на продление срока. Для типовых действий используются шаблоны: это помогает быстрее подготовить документ и сохранить единый подход к переписке в команде.

Статусы запросов, история обмена и действия пользователей фиксируются в журналах, поэтому по каждому обращению можно восстановить цепочку работы: когда оно поступило, кто принял его в работу, какие документы были подготовлены и когда был направлен ответ.

Контроль сроков встроен в процесс: система рассчитывает даты по производственному календарю, связывает задачу с ответственным сотрудником и отображает ее текущий статус. Руководитель или координатор может видеть, какие требования только поступили, по каким готовится ответ и какие требуют внимания команды. Это особенно полезно для организаций с распределенной структурой, когда над запросами работают специалисты разных подразделений или юридических лиц.

Модуль взаимодействия дополняет витрину данных для налогового мониторинга. Витрина формирует для инспектора контролируемый контур доступа: он видит только согласованный в регламенте набор данных. Навигация выстроена в логике налогового контроля: от показателя декларации — к регистру, а затем к первичному документу. Если первичные документы хранятся в отдельной системе, витрина может предоставлять ссылки на них, не создавая лишних копий.

VK Tax Compliance можно интегрировать с учетными системами и электронным документооборотом. Для «1С:Предприятия» предусмотрен готовый коннектор; для других источников применяются адаптеры и загрузка по расписанию. Если данные поступают из нескольких систем или требуется консолидация по группе компаний, перед загрузкой в витрину их можно обработать в расчетном слое. При этом для разных обществ сохраняется единая логика раскрытия, а права доступа разграничиваются по ролям и юридическим лицам.

Итог: чек-лист для внутреннего регламента

Чтобы отвечать на запросы ФНС России без задержек, во внутреннем регламенте стоит закрепить:

• Реестр требований и сроков. В нем для каждого требования стоит указывать дату получения, вид, срок по НК РФ, внутренний срок и статус.
• Ответственных по видам запросов. Кто отвечает за пояснения по каждому налогу и за документы по основным видам операций.
• Правило оценки в первый рабочий день. К концу следующего дня после получения требования ответственный решает, нужно ли уведомление о продлении.
• Шаблон уведомления о продлении срока. Он позволяет быстро направить в ФНС России запрос на перенос срока ответа.
• Кодификация документов по СПВДОК. Она помогает быстрее находить документы по коду.
• Контроль сроков в рабочих днях. Нужно предусмотреть механизм, при котором ответственный будет получать напоминания за три и за один рабочий день до срока.

Выстроенный процесс работы с требованиями ФНС России помогает компании вовремя распределять задачи, собирать документы и при необходимости запрашивать продление срока. Витрина данных и модуль информационного взаимодействия VK Tax Compliance позволяют автоматизировать регистрацию запросов, расчет сроков, уведомления и хранение истории переписки, чтобы команда могла контролировать статус каждого обращения и сосредоточиться на подготовке содержательного ответа.