Ускорить процесс и сэкономить 31 млн рублей: как VK Process Mining оптимизирует согласование договоров

Крупная промышленная компания обратилась в VK Tech с просьбой проанализировать процессы согласования расходных договоров компании. Несоблюдение сроков подписания документов грозило производителю крупными штрафами со стороны контрагентов. Команду VK Tech привлекли, чтобы выяснить, как можно сократить фактическое время согласования договоров. На основании предоставленных клиентом данных логов из системы 1С: Предприятие мы построили цифровой двойник процесса согласования расходных договоров на платформе VK Process Mining 2.0. Это позволило подробно изучить цепочки передачи документации по отделам и отследить закономерности. Подробностями кейса поделилась Ольга Свиридова, руководитель проектов VK Process Mining в VK Tech.

В рамках каждого договора происходит в среднем 7 параллельных согласований разными отделами, и по регламенту каждый отдел должен одобрять документацию менее чем за 24 рабочих часа. Анализ показал, что медианное время одобрения договора составляет 19 часов, что соответствует бенчмарку. Однако доля контрактов, время согласования которых превышает KPI, составляет 72%. А в некоторых отделах договоры висят на одобрении 40 рабочих часов. С помощью VK Process Mining удалось выявить факторы, которые задерживают согласование договоров: - Между направлением договора на одобрение и принятием его в работу проходит от 4 до 10 часов. - Когда к договору есть замечания, его одобрение растягивается в среднем до 40 часов. Часть комментариев относится к тому, что заявитель не предоставил полный пакет документов для согласования. - Уже согласованный договор ожидает финального подписания в среднем 38 рабочих часов. - 20% живущих в системе договоров потеряли актуальность, но статус по ним не обновлялся. Это влияет на общую статистику и указывает на то, что ресурсы сотрудников, работавших над этими договорами, были потрачены впустую.

Процессная аналитика помогла систематизировать информацию и выявить причины задержек в согласовании. Это позволило команде определить пути оптимизации на каждом этапе процесса. Вот что рекомендовали: - Автоматически распределять контракты между работниками, чтобы ускорить принятие договора в работу. Такая практика уже есть в компании: в некоторых отделах благодаря этому решению сотрудники тратят на прием договора в работу 10 минут. - Установить в системе всплывающие окна со списком необходимых вложений, чтобы заявитель сразу при подаче договора на согласование приложил полный пакет документов. Это ускорит весь процесс согласования в два раза и высвободит рабочее время сотрудников, эквивалентное 16 млн руб. - Согласовать матрицу подписания договоров, чтобы высший менеджмент мог делегировать подписание договоров на маленькие суммы другим сотрудникам. Это может уменьшить общее время согласования на 40 рабочих часов. - Настроить для заявителя регулярные уведомления о договорах, запущенных на одобрение, и добавить в систему функцию отмены согласования, если договор больше не актуален. Так можно разгрузить сотрудников, которые тратят время на обработку неактуальных договоров, и сэкономить 15 млн руб. на трудозатратах. VK Process Mining помогает оптимизировать бизнес-процессы компаниям в разных отраслях. Оставляйте заявку на сайте, чтобы наши эксперты связались с вами и помогли адаптировать процессную аналитику под ваши задачи.